Зміни у процесі та процедурі - загальна частина реконструкції та реорганізації завдань, цілей та ініціатив на робочому місці. Є кілька прикладів того, як повідомити про нові зміни процесу на робочому місці. У малому бізнесі навіть незначні процедурні зміни можуть мати великий вплив на ефективність та продуктивність.
Можливо, важливішим за фактичні процедурні та процесуальні зміни є здатність повідомляти про зміни всіх працівників. Правильне зміна процесу комунікації допоможе зберегти всіх співробітників на одній сторінці під час досягнення нових цілей та ініціатив компанії.
Викладіть особливості
Визначте фактичні зміни процесу, очікуваний вплив змін та вашу причину ініціювання змін. Створіть бачення, яке допоможе зацікавити працівників та залучити їх до змін, що відбуваються. Наприклад, при впровадженні нової програми ви хочете визначити, коли відбудуться зміни та переваги використання нової програми для компанії, такі як зменшення витрат. Виділіть переваги, отримані працівниками, такі як простота використання, щоб допомогти заохотити працівників до змін.
Визначте, що потрібно змінити
Розгляньте вплив змін та врахуйте необхідність залучення сторонніх продавців та клієнтів до процесу спілкування. Залишення когось поза процесом спілкування, пов’язаного з процедурними змінами на робочому місці, може зашкодити стосункам і продуктивності праці. У разі впровадження нового програмного забезпечення вам потрібно повідомити всіх співробітників про зміни та розглянути питання про необхідність навчання постачальників щодо будь-яких необхідних кроків, пов’язаних із використанням нової програми на їх користь, таких як відстеження замовлень або продажів.
Вибір методу спілкування
Вибирайте недорогі засоби масової комунікації, такі як електронна пошта, для невеликих змін процесу, які потребують незначних пояснень і залишають мало місця для плутанини. Повідомляйте про основні процедурні зміни, наприклад, пов’язані з розглядом скарг клієнтів, більш інтимним способом. Варіанти передачі основних змін включають проведення інформаційних сесій та проведення нарад команди або відділу.
У разі запровадження нової програми програмне забезпечення, спілкування змін із підрозділами або працівниками в малих групах дозволить вам адаптувати дискусію, щоб пояснити, як прийняття нової програми впливає та приносить користь кожній групі.
Зверніть увагу на всі проблеми
Відповідайте на запитання про зміни за необхідності та чітко дайте зрозуміти, що допомога працівникам та всім зацікавленим сторонам у переході до нового процесу є головним пріоритетом. За необхідності зробіть доступним навчання. Наприклад, вирішуючи питання переходу до нової програми, подумайте про навчання окремої групи співробітників, які допоможуть виконувати функції тренерів або наставників. Це забезпечить працівникам персоналізовану увагу в сприятливих умовах.
