Коли одна людина залишає роботу, а інша займає його місце, корисно мати в наявності керівні принципи передачі роботи, які допоможуть забезпечити плавний перехідний період роботи. В ідеалі працівник, який виїжджає, повинен встигнути обговорити нові керівні принципи роботи, а також дати йому підказки, які допоможуть полегшити перехід. Якщо цей період часу неможливий, для полегшення перехідного періоду слід мати письмову документацію.
Описання роботи
Працівник, який виїжджає, повинен скласти посадову інструкцію, яка деталізує конкретні види діяльності, за які вона відповідає, щодня, щотижня, щомісяця та щороку. Ця посадова інструкція може відрізнятися від тієї, яка використовується людськими ресурсами. Ця посадова інструкція може також містити перелік конкретних навичок, необхідних для виконання певних обов'язків. Як частина процесу написання посадової інструкції, працівник, що виїжджає, повинен включати список ключових файлів та їх розташування, а також позначення того, як отримати доступ до файлів. Посадова інструкція повинна також включати будь-які щорічні заходи, які особа контролює.
Історія проекту
Від'їжджаючий працівник повинен робити примітки щодо будь-яких поточних проектів, які є частиною його посадової інструкції. Примітки щодо історії проекту, фінансування, проблем та рішень, а також цілей проекту повинні бути частиною цієї документації, а також усі файли, що стосуються проекту. Також непогано включити імена співробітників, які також є учасниками проекту, їх контактну інформацію та короткий опис їхніх ролей у проекті.
Інформація про перехід
Керівні принципи передачі роботи повинні містити перелік тих, до кого слід звертатися за інформацією. Список наглядового персоналу, а також працівників, що перебувають під наглядом працівника, що відходить, надає новому працівникові наочний посібник, який допоможе зберегти імена нових осіб та їх ролі в офісі. Нові керівні принципи роботи також повинні містити інформацію про те, де взяти канцелярське приладдя та як експлуатувати офісні машини, телефони та інше обладнання, що є частиною повсякденної функції роботи.
Тіньові завдання
Якщо можливо, вказівки повинні спрямовувати нову службовцю на певний час стежити за тим, хто відходить, на її роботу. Це дає новій людині можливість познайомитися з колегами та зрозуміти роботу офісу. На останньому етапі перегляду роботи двоє людей повинні змінити ролі. Новий працівник повинен взяти на себе роботу, а особа, яка від'їжджає, повинна просто служити радником і відповідати на будь-які питання, що залишились у нової людини.
