Як власник малого бізнесу, ви повинні збалансувати потребу у підтримці належного внутрішнього контролю з бюджетними обмеженнями. Хоча ефективна система внутрішнього контролю життєво необхідна для того, щоб переконатися, що ви дотримуєтесь довгострокових бізнес-цілей, наслідки деяких витрат спричиняють нерозумне включення їх у вашу систему. Зважте витрати на впровадження внутрішнього контролю проти їх потенційних прямих та непрямих вигод під час створення та впровадження системи внутрішнього контролю для малого бізнесу.
Наслідки прямих витрат
Найбільш очевидні наслідки витрат зосереджені на тому, як внутрішній контроль може вплинути на ваш річний бюджет. Прямі витрати, такі як найм додаткових працівників для досягнення адекватного розподілу обов'язків або автоматизація бізнес-систем для підвищення інформаційної безпеки, іноді надто дорогі для вашого бюджету. Як наслідок, власники малого бізнесу часто повинні замінювати менш затратні та менш ефективні засоби контролю та робити надбавки для підвищення їх ефективності. Наприклад, ви можете проводити несподівані внутрішні перевірки та створювати чіткі, конкретні процедури захисту інформації та зберігання.
Непрямі наслідки витрат
Непрямі витрати, пов’язані із впровадженням внутрішнього контролю, можуть вплинути на ефективність роботи та продуктивність. Наприклад, ручний контроль за управління готівкою, включаючи перевірку транзакцій, авторизацію платежів та процедури звірки рахунків, може настільки знизити ефективність, що ваші співробітники знайдуть способи обходу, щоб перехитрити ручне управління. З цих причин важливо врахувати непрямі наслідки витрат при прийнятті рішення про те, як розробити та впровадити систему внутрішнього контролю.
Типи елементів керування
Розрізняйте профілактичний та детективний контроль та враховуйте відповідні наслідки витрат, вирішуючи, як розподілити обмежені фінансові ресурси. Хоча обидва типи є важливими, превентивний контроль - це ініціативні заходи, які функціонують для запобігання шахрайству, марнотратству та зловживанню бізнес-ресурсами. У більшості випадків превентивний контроль має менше негативних ускладнень і є більш економічно вигідним, ніж реактивний детектив. Наприклад, електронна безстрокова система інвентаризації, яка узгоджує запаси в режимі реального часу, є більш ефективною для запобігання крадіжці працівників, ніж система ручної інвентаризації, що включає щомісячний підрахунок фізичних запасів.
Наслідки прямих та непрямих витрат
У деяких випадках наслідки прямих фінансових витрат створюють враження, що впровадження певного внутрішнього контролю неможливе. Ви також повинні врахувати потенційні непрямі витрати, пов'язані з ігноруванням або впровадженням менш ефективних засобів контролю. Провівши ретельний аналіз витрат та вигод, ви можете задатися питанням, чи можете ви дозволити собі не застосовувати сильний внутрішній контроль. Коли справа доходить до розробки та впровадження сильного внутрішнього контролю, наслідки невідповідності вимогам федеральних і державних норм або витрати на відновлення пошкодженої репутації часто роблять інвестиції в профілактичний контроль набагато кращим варіантом.
