За даними Служби внутрішніх доходів, необхідний проміжок часу для збереження ділових документів варіюється залежно від того, що це за предмет, і коли закінчується строк позовної давності для цього товару. Мінімальна вимога до зберігання будь-якого документа - два роки, але є деякі, які потрібно зберігати постійно. Якщо ви коли-небудь подавали шахрайську податкову декларацію, ви повинні зберігати всі записи необмежено довго.
Бухгалтерські записи
Фінансові записи, такі як книга кредиторської заборгованості, баланси, чековий реєстр та головна книга, повинні зберігатися постійно. Інші записи, такі як надходження грошових коштів, чеки на дивіденди, записи обліку витрат та рахунки-фактури та дебіторська заборгованість, повинні зберігатись від п’яти до семи років. Крім того, такі записи, як банківські виписки, рахунки-фактури до сплати заборгованості, перевірки заробітної плати, анульовані чеки, реєстр заробітку, звіти про витрати та облік витрат на оплату праці повинні зберігатись від двох до трьох років.
Податкові записи
Що стосується податків, тривалість ведення обліку також змінюється. Наприклад, плани ануїтетів та відстрочених платежів, графіки амортизації, реєстри дивідендів, звіти про запаси, податкові векселі та звіти, податкові декларації, декларації з податку на продаж та декларації з пенсій повинні зберігатися постійно. Декларації з податку на заробітну плату потрібно зберігати принаймні сім років. Крім того, утримання працівників, довідки про звільнення від акцизного збору, звіти про виробництво акцизів та звіти про роздрібні акцизи потрібно зберігати мінімум чотири роки.
Кадрові записи
Рекомендований тривалість ведення кадрового обліку також варіюється. Такі записи, як таблиці частоти травм та бюлетені з питань охорони праці, повинні постійно зберігатися. Звіти про нещасні випадки, позови про збитки та врегулювання повинні зберігатися протягом 30 років. Страхові записи працівників слід зберігати протягом 11 років. Записи про відвідуваність повинні зберігатися протягом семи років. Контракти працівників повинні зберігатися протягом шести років. Гарнітури, заявки та припинення повинні зберігатися протягом п'яти років. Облігації вірності повинні зберігатися протягом трьох років. Крім того, посадові інструкції, рейтингові картки та часові картки слід зберігати протягом двох років.
Корпоративні записи
За винятком поручительських зобов'язань, які потрібно зберігати протягом трьох років, та адміністративних записів, які потрібно зберігати протягом 10 років, усі інші корпоративні записи потрібно зберігати постійно. Категорія адміністративних записів, як правило, включає аудиторські звіти та секретні документи. Поширені приклади корпоративних записів включають річні звіти, повноваження на випуск цінних паперів, книгу основних фондів, статути, конституції, підзаконні акти, контракти, записи про вибори підприємств, записи про реєстрацію акцій, перекази акцій, страхові поліси, патенти, торгові марки та авторські права.
