Менеджери малого бізнесу знають, що час - це гроші. Коли ваша компанія більшість своїх бізнес-потреб покладається на технологію, непередбачуваний збій системи може бути проблематичним. Але те, що система, яка змушує справи йти у вашому офісі, не працює, ще не означає, що продуктивність вашої компанії теж повинна знизитися. Менеджери малого бізнесу повинні використовувати час для вирішення завдань, яких ви уникали, або для внесення в останню хвилину коригування розкладу, щоб виконати обов’язкові вимоги, поки ваш персонал має час простою.
Організація
Американці щороку витрачають майже повний робочий тиждень на пошуки загублених або втрачених службових речей. Незважаючи на те, що багато хто з нас зволікає з організацією, дивно дізнатися, що американський бізнес щороку втрачає понад 89 мільярдів доларів через дезорганізацію, згідно з дослідженням, проведеним у 2010 році компанією Brother International Corporation. Якщо ваші співробітники не можуть виконати свою звичайну роботу на столі, оскільки система не працює, доручіть їм використати час для організації офісних приміщень та створення плану управління документами. Управління документами є важливою частиною організації - це зменшить витрати на зберігання та архівування вашої компанії, усунувши непотрібні документи, дозволить співробітникам швидше знаходити інформацію та забезпечить, щоб ваш бізнес відповідав юридичним зобов’язанням щодо зберігання документації.
Процедури
Використовуйте час, коли система не працює, для розробки та оновлення посібників із процедур для людських ресурсів. Відсутність - або неефективність - практики людських ресурсів є основною причиною провалу малого бізнесу, згідно з дослідженням Глена МакЕвой, опублікованому в Journal of Small Business Management. Якщо у вашому бізнесі вже є існуюча політика та процедури, знайдіть трохи часу, щоб переглянути посібники на предмет точності. Переконайтесь, що процеси, яких насправді дотримуються ваші співробітники, такі ж, як описані в політиці, і переконайтесь, що кожен з цих принципів відповідає чинному законодавству. Якщо ви ще не створили процедур, почніть із проведення SWOT-аналізу сильних, слабких сторін, можливостей та загроз організації. Перегляньте ділову місію та стратегію, визначте короткострокові та довгострокові критичні досягнення, які ви сподіваєтесь досягти, а потім розробіть процедури для вирішення проблем, виявлених вами під час аналізу.
Навчання
Перегляньте необхідні навчальні мандати у вашій державі. Деякі штати - включаючи, але не обмежуючись ними, Каліфорнію, Коннектикут, Іллінойс, Мен та Нью-Гемпшир - вимагають від компаній проводити спеціальні тренінги з боротьби з переслідуваннями для працівників. Ваша компанія, мабуть, у будь-який момент зобов’язана забезпечити це навчання, тому має сенс використовувати непродуктивний день, коли системи не працюють, і продовжувати свою регулярну роботу в день, коли навчання було заплановано. Інші альтернативи включають проведення навчання без відриву від виробництва для нового та недосвідченого персоналу, а також надання співробітникам перехресної підготовки один одного з різних функцій, щоб забезпечити охоплення, коли співробітники хворі або потребують допомоги.
Плани на випадок непередбачених ситуацій
Несподіваний збій у системі дає вам прекрасну можливість перевірити свої аварійні плани. Використовуйте свій досвід у режимі реального часу щодо проблем, що виникають без системи, для виявлення вад у ваших поточних документах планування безперервності. Якщо у вас ще немає плану безперервного ведення бізнесу, зараз ідеальний час для його розробки, використовуючи свій досвід роботи з цією системою. Визначте, чи потрібно вашим співробітникам вести ручний список інформації про клієнтів, знаходити виїзне місце для виконання роботи вашої компанії або збільшувати обсяг пам’яті для системних резервних документів.
