Порівнюючи адміністративні витрати з необхідністю швидких та послідовних поставок товарів чи послуг, загальні замовлення на купівлю забезпечують бажану перевагу для власника малого бізнесу. При правильному виконанні загального замовлення на купівлю економить як покупцеві, так і продавцю значну кількість часу та грошей.
Зручність
Незважаючи на те, що механіка покупки ковдри може відрізнятися, теорія за ними завжди однакова. Мета полягає у створенні постійного замовлення на закупівлю із заздалегідь визначеними умовами та умовами, що заощадить адміністративний час для покупців та продавців, які бажають здійснювати великий обсяг бізнесу разом протягом певного періоду та в певних межах. Основними компонентами є період виконання та певний тип обмежень на кількість або доларові витрати.
Замовлення матеріалів та постачання
Поширений тип загального замовлення на придбання встановлює попередньо узгоджені позиції для конкретних матеріалів або витратних матеріалів, які споживаються часто. Наприклад, якщо компанія купує багато паперових рушників та мішків для сміття у однієї компанії протягом року, замовлення на придбання з двома позиціями попередньо встановлюється за узгодженою ціною одиниці для кожного товару та з обмеженням, скільки одиниць може можна придбати або витратити долари на кожну позицію протягом року. Коли товари потрібні, постачальнику потрібно лише доставити; покупець отримує одиниці і сплачує при отриманні. Договір, як правило, обговорюється, щоб закінчити його, коли досягнуті позиції, доларові значення або обмеження часу
Замовлення послуг
Також можна створювати загальні замовлення на придбання для наданих послуг. Наприклад, якщо потрібне часте технічне обслуговування або ремонт, наприклад, заздалегідь встановлені ціни можуть бути узгоджені для кожного виду послуг - подібно до загального замовлення на придбання матеріалів чи матеріалів. Оплата здійснюється після затвердження підпису уповноваженого працівника в місці придбання, щоб підтвердити, що послуги надані в повному обсязі, як зазначено в бланкетній угоді.
Обмеження відповідальності наказів
Інший тип загального замовлення на придбання може бути виконаний на основі конкретних часових рамок та доларової межі відповідальності, але без детальних позицій. Такі типи угод корисні при резервуванні обмеженого бюджету на консалтингові послуги для конкретного проекту протягом певного часу.
Наприклад, якщо загальний бюджет проекту написання звіту становив 10 000 доларів, покупець створив би замовлення на придбання одного рядка з кількістю 10 000 одиниць по 1 долару за одиницю, загалом 10 000 доларів, які було б виконано протягом року. період. Кількість буде представляти доларові величини, які будуть витрачені на різні частини написання звіту, як це було визначено пізніше протягом року, узгоджено обома сторонами, а потім доставлено з кроком в 1 долар. Якби перший звіт був визначений, написаний та доставлений із узгодженою вартістю 2000 доларів, покупець отримав би 2000 одиниць за 1 долар за одиницю на загальну суму 2000 доларів, що сплачується консультанту. Решта вартості замовлення на придбання тоді становила б 8000 доларів. Подальші звіти визначатимуться, писатимуться, доставлятимуться та сплачуватимуться таким же чином, поки загальний бюджет у розмірі 10 000 доларів не буде витрачений із замовлення на придбання.
