Версії Microsoft Excel 2003 та старіших версій завжди генерують файли XLS, якщо не вказано інше. Файли досить великі, і їх можна виправити найпростіше, відкривши файл XLS у Microsoft 2007 або новішій версії та збереживши файл як XLSX. Якщо у вас немає нової версії Excel для роботи, будь-який комп’ютер Windows може створити стислий zip-файл.
Файли XLS
Файли XLS пов'язані з Microsoft Excel. Починаючи з Excel 2007, файли Excel отримують розширення XLSX за замовчуванням, тоді як старіші версії все ще призначають розширення XLS. Новіші версії Microsoft Excel все ще читатимуть і відображатимуть файл XLS, і користувачі можуть створити файл XLS, вибравши "Зберегти як", а потім "Excel 97-2003" як формат.
Стиснення
Файли XLS можуть бути досить великими, особливо якщо вони містять графіки або зображення. Як результат, стає важко надіслати файл іншій особі електронною поштою, і це займе багато місця на вашому жорсткому диску. Стиснення зменшує розмір файлу, не жертвуючи будь-якими даними або їх форматуванням.
Zip-файли
Одним із форматів стиснених файлів є zip-файл. Більшість типів файлів, включаючи XLS, можна легко перетворити на стислий zip-файл на комп’ютері під керуванням Windows. Щоб створити zip-версію файлу XLS, знайдіть його на жорсткому диску та клацніть правою кнопкою миші на піктограмі файлу. Наведіть курсор миші на опцію "Надіслати" та виберіть "Стиснуту (заархівовану)". Коли ви хочете відкрити zip-файл, потрібно двічі клацнути папку, щоб отримати zip-файл, що зберігається всередині. Подібним чином особа, якій ви передаєте zip-файл, повинна відкрити папку, щоб розпакувати файл.
Розгляд
Файли XLSX стискаються природним чином. Наприклад, файл XLS розміром 16,5 КБ буде зменшено до трохи більше 8 КБ, якщо його зберегти у форматі XLSX. Якщо у вас є старіша версія Excel і ви хочете зберігати файли як XLSX, завантажте безкоштовний пакет сумісності з веб-сайту Microsoft (microsoft.com/download), щоб ви могли стискати файли в Excel. Отримавши пакет сумісності, ви можете зберігати файли у форматі XLSX з меню "Зберегти як" у своєму документі.
