Збір дебіторської заборгованості компанії є рутинним завданням, поки рахунок не перестане платити. Компанії списують невеликі залишки, коли час і гроші, витрачені на стягнення належної суми, перевищують вигоду, реалізовану шляхом збору повного залишку. Політика та процедура списання малого балансу компанії повинна бути чіткою, і компанія повинна переглянути та оновити політику та процедуру, щоб обидві продовжували задовольняти бізнес-потреби.
Встановлення політики
Політика списання невеликого залишку визначає процедуру, яку повинні дотримуватися колектори. Політика описує максимальну суму, яку працівники можуть списати, як невеликий залишок, зусилля, які працівники повинні докласти для стягнення залишку, і технічну процедуру документування та списання списання. Політика також визначає посади працівників, які несуть відповідальність за впровадження політики, та описує процес перевірки відповідності політиці.
Ідентифікація рахунку
Першим кроком процедури є визначення залишків на малих рахунках, які рецензент розглядає для списання. Колектори щомісяця виконують запит, який формує звіт про прострочені рахунки із залишками, що дорівнюють або менше суми, яку політика визначає як невеликий залишок.
Затвердження списання
Потім рецензент аналізує історію збору кожного рахунку з невеликим балансом, щоб перевірити, чи співробітники доклали зусиль, визначених політикою, для стягнення кожного боргу. Наприклад, якщо політика вимагає від персоналу надіслати три повідомлення та здійснити два телефонні дзвінки відповідальній стороні, рецензент переглядає журнал або паперовий файл, щоб переконатися, що колектор надіслав необхідні повідомлення та здійснив необхідні телефонні дзвінки. Якщо рахунок відповідає критеріям, рецензент схвалює списання і створює коригувальний документ, який фіксує суму списання, дату, яку рецензент рекомендував списати, та причину списання.
Оформлення дебетів та кредитів
Завершальним етапом процедури списання малого залишку є внесення відповідних дебетів та кредитів в систему бухгалтерського обліку. У наступному місяці після того, як рецензент затвердить рахунок для списання, компанія зараховує рахунок і списує витрати з адміністративного дебетового коду. Для цілей бухгалтерського обліку компанія трактує дебет як і інші адміністративні надбавки, такі як заборонені витрати та перевитрати. Заборонена вартість - це витрати, які аудитор вважає недопустимими за контрактом або політикою; перевитрата - це витрата, яка перевищує бюджет. Для кожного з цих дебетів електронна копія коригувального документа забезпечує резервне копіювання дебетового запису.
Збір пізніх платежів
Іноді власник рахунку сплачує залишок після списання боргу компанією. Коли власник рахунку, що не відповідає вимогам, здійснює платіж, компанія обробляє платіж так, ніби він був здійснений на поточному рахунку. Співробітники бухгалтерії вносять платіж і готують ваучер на журнал, який повертає списання. Компанія включає процес сторнування списання як частину своєї процедури списання на невеликому балансі.
Перегляд та аудит
Компанії періодично переглядають облікову політику та процедури, такі як процедура списання, щоб переконатися, що процедура відповідає потребам компанії. Якщо, наприклад, огляд показує, що багато боржників врешті-решт сплачують залишки, які знаходяться на рівні або біля ліміту списання, компанія може знизити ліміт, щоб зменшити кількість сторнувань. Подібним чином компанії регулярно проводять аудит своїх процедур списання, щоб переконатись, що колектори дотримуються політики, і що в затверджених списаннях немає доказів шахрайства.
