Однією з переваг збору ваших бізнес-даних у формах PDF є безпека - на відміну від форм Excel або HTML, наприклад, форми PDF важче змінити, оскільки вам потрібна спеціальна програма з можливостями редагування PDF. Однак ця перевага пов’язана з вартістю: Access не може безпосередньо імпортувати дані форми PDF, як і з Excel та інших джерел. Використовуйте Adobe Reader та Excel як вирішення цієї проблеми. Здатність Reader експортувати текст та здатність Excel перетворювати текст у дані таблиці дозволяють конвертувати форми PDF у книгу Excel, яку Access може імпортувати.
1
Відкрийте заповнену форму в Adobe Reader. Ця форма PDF повинна мати мітки полів зліва та заповнені поля праворуч. Клацніть на пункті «Зберегти як інше» в меню «Файл». Клацніть елемент "Текст", а потім введіть ім'я файлу у діалоговому вікні, що з'явиться. Натисніть "Зберегти", щоб зберегти форму у вигляді тексту.
2
Відкрийте експортований текстовий файл у програмі Excel. Excel відображає діалогове вікно Майстер імпорту тексту.
3
Клацніть на опцію «Розділено», а потім натисніть кнопку «Далі». Поставте прапорець лише біля пункту «Інше», залишаючи прапорці, що залишились, не прапорець. Введіть символ ")" в елемент керування "Інше текстове поле". Adobe Reader додає цей символ до міток полів, що полегшує розрізнення міток від даних форми.
4
Натисніть кнопку "Готово", щоб імпортувати мітки та дані форми PDF у нову книгу. Хоча мітки полів відокремлені від даних форми, вони розташовані ліворуч від цих даних. Вони повинні бути поверх даних, перш ніж Access зможе імпортувати форму.
5
Виберіть імпортовані мітки полів та дані, а потім натисніть «Ctrl-C», щоб скопіювати виділення в буфер обміну. Створіть нову книгу, а потім натисніть команду "Спеціальна вставка" на вкладці Головна.
6
Установіть прапорець «Транспонувати» у діалоговому вікні «Спеціальна вставка». Транспонування перетворює заголовки рядків, наприклад у імпортованій формі, у заголовки стовпців. Натисніть "OK", щоб виконати транспонування. Цей крок транспонування є причиною спочатку імпортувати вашу форму в Excel, а не імпортувати безпосередньо в Access.
7
Збережіть книгу та відкрийте Access. Клацніть на кнопці «Excel» на вкладці «Зовнішні дані», щоб відкрити діалогове вікно для імпорту даних. Натисніть кнопку "Огляд", а потім виберіть книгу Excel. Натисніть "OK" на поточному та наступному екранах.
8
Установіть прапорець "Перший рядок містить заголовки", а потім натисніть "Готово", щоб завершити імпорт даних форми PDF.
