Системи бухгалтерського обліку містять конфіденційну інформацію, яку слід постійно зберігати в безпеці. Наслідки несанкціонованого доступу можуть бути руйнівними - від проблем викрадення особистих даних до втрати незамінних даних. Коли дані бухгалтерського обліку змінюються або видаляються спеціально або випадково, це створює хаос у бухгалтерії, ставлячи під сумнів надійність або точність усіх даних.
Фізична безпека
Малий бізнес повинен захистити свої комп’ютерні системи від втрат та крадіжок. Тримайте системи та сервери в безпечному місці, не піддаючи дії стихії. Зазвичай бухгалтерське обладнання зберігається всередині офісів, де двері можуть бути зачинені на замок, обмежуючи несанкціонований доступ. Переконайтесь, що кабелі, що з’єднують бухгалтерське обладнання, безпечні та подалі від людей, які на них натрапляють, або гризунів, що їх знищують. Тримайте кабелі та вимикачі в заблокованому середовищі.
Якщо ви використовуєте бездротові з’єднання для доступу до мережі або Інтернету, дотримуйтесь протоколів безпеки; зламати бездротові системи відносно легко.
Якщо ви користуєтеся портативними комп’ютерами, подумайте про придбання програмного забезпечення, яке відстежує місцезнаходження комп’ютера. У 2008 році портативний комп'ютер викрадали кожні 53 секунди з ресторанів, лаунжів аеропортів та готельних номерів, повідомляє Gartner Group. Для управління цим ризиком багато підприємств використовують LoJack для комп’ютерів, які можна завантажити з Інтернету.
Аутентифікація
Усі ваші системи повинні мати ідентифікатори і паролі для входу в систему, які підтверджують справжність користувача, підтверджуючи, що йому дозволено користуватися комп’ютером. Не діліться паролями та періодично їх змінюйте. Багато систем можна налаштувати на автоматичний запит зміни пароля, наприклад, через 90 днів.
Процес автентифікації зазвичай передбачає надання прав користувачам; не всі користувачі мають доступ до всієї інформації. Профілі можна налаштувати, надаючи певним користувачам доступ лише до модуля кредиторської заборгованості, тоді як інші можуть мати доступ лише до звітів, обмежуючи ризик зловживання даними.
Захист від вірусу
Комп’ютери схильні до вірусів та шкідливих програм, які впливають на їх роботу. Деякі віруси допускають вторгнення в систему - хакер може потрапити всередину системи та створити проблеми. З використанням Інтернету загроза вірусів та шкідливих програм є реальною, тому використання антивірусного програмного забезпечення, брандмауерів та інших заходів безпеки є обов’язковим. Вірусна атака може зруйнувати цілу систему обліку, зробити її непридатною та неефективною. Іноді певні віруси можуть так сильно порушити роботу системи, що, можливо, її доведеться знищити або повністю замінити. Виправлення може бути дорогим; краще попередньо вживати профілактичних заходів для захисту систем.
Резервне копіювання
Стандартна процедура безпеки з обліковими системами полягає в резервному копіюванні даних та збереженні резервної копії в безпечному місці поза приміщеннями. Справа в тому, що якщо з системою щось трапляється, наприклад, пожежі, повені чи інші втрати, дані безпечні і можуть бути відновлені. Хорошим заходом безпеки є виконання резервних копій протягом ночі, а також відновлення резервних копій час від часу, щоб переконатися, що дані безпечні та придатні для використання.
Міркування
Коли вашу систему потрібно виправити, можливо, ви відкриваєте свої файли та конфіденційну інформацію тим, хто ремонтує систему. Техас вимагає спеціальних ліцензій для тих, хто займається ремонтом комп’ютерів, із штрафами для тих, хто дотримується цього закону.
Коли комп'ютерна система, що використовується для бухгалтерського обліку, продається або передається іншій стороні, вона все одно може містити конфіденційну інформацію на своєму жорсткому диску. Перед тим, як подарувати або продати, почистіть вашу систему професіонала.
