Процедури закупівлі відповідно до ISO 9001 забезпечують відповідність придбаних матеріалів вимогам замовника та кінцевих споживачів. Компанії застосовують ISO 9001 до своїх покупок, щоб мінімізувати проблеми зі своїми товарами та послугами. Застосовуючи принципи ISO 9001 до своєї програми закупівель, малий бізнес може зменшити відходи та покращити обслуговування клієнтів. Застосовуючи послідовно, закупівля відповідно до стандартів ISO 9001 повинна призвести до постійного вдосконалення діяльності компанії.
Організація
Першим кроком для будь-якого процесу забезпечення якості є використання організаційної схеми компанії для розподілу завдань та відповідальності за допомогою посадових інструкцій. ISO 9001 спеціально вимагає від компаній призначити особу, відповідальну за забезпечення якості, яка має прямий шлях звітності до вищого керівника компанії. Цей працівник відповідає за питання якості та координує інші функції, де вони впливають на якість. Процедури закупівель детально описують, хто відповідає за технічні специфікації, дозволи на витрати, видачу замовлень на покупку та перевірку отриманого матеріалу.
Документація
Процедури закупівель вимагають документації, яка гарантує, що придбаний матеріал відповідає технічній специфікації та передбаченим бюджетом витратам. Процедури, як правило, визначають, що замовлення на закупівлю посилається на відповідні частини технічної специфікації та вимагає, щоб покупець перевіряв поточні кошториси перед тим, як розміщувати замовлення, переконуючись, що суми входять до бюджету. Процедури закупівель, які відповідають стандарту ISO 9001, також визначають, що компанія може купувати лише у постачальників, кваліфікованих для предметів замовлення на придбання.
Кваліфікація постачальника
Щоб купувати лише у кваліфікованих постачальників, ISO 9001 визначає, що компанії ведуть списки затверджених постачальників для кожного товару, який вони регулярно купують. Компанія повинна перевірити цих постачальників на відповідність стандартам забезпечення якості. Для спеціальних замовлень компанія повинна визначити потенційних постачальників та перевірити їх, щоб з’ясувати, чи відповідають вони вимогам.
Для аудиту постачальника компанія може покластися на незалежну сертифікацію, що постачальник відповідає необхідним стандартам якості. У цьому випадку аудит складається з перевірки сертифікації. Для несертифікованих постачальників компанія може вимагати, щоб постачальник пройшов сертифікацію. Крім того, компанія може провести власний аудит, щоб визначити, чи дотримується постачальник необхідних стандартів якості. Процедури закупівель повинні вказувати, хто відповідає за ведення переліку кваліфікованих постачальників і як постачальники можуть кваліфікуватися.
Інспекція матеріалів
Після того, як компанія отримає придбаний матеріал, вона повинна перевірити, чи відповідає постачання замовленням на закупівлю. Процедури закупівель детально описують, хто відповідає за проведення перевірки та завдання, які вони повинні виконувати. Як правило, процедури закупівлі відповідно до ISO 9001 вимагають перевірки відповідності матеріалу технічним специфікаціям, зазначеним у замовленні на придбання.
Невідповідні товари
Іноді навіть кваліфіковані постачальники доставляють неправильний матеріал або дефектний матеріал. Матеріальна перевірка виявляє такі проблеми та видає відповідні звіти. Відповідно до ISO 9001, у таких звітах перелічуються невідповідні позиції та деталізується, що з ними не так. Компанія інформує постачальника. Постачальник повинен усунути проблему, часто замінюючи матеріал або, якщо недолік неважливий, вносячи незначні зміни. Процедури закупівель детально описують спосіб вирішення питань, що не відповідають товарам.
Коригувальні дії
Коли компанія видає звіт про невідповідні позиції, у звіті можуть бути вказані коригуючі дії, які повинен виконати постачальник, або він може залишити за постачальником рішення вжити заходів, що усувають проблему. Процедури закупівель повинні визначати, коли постачальник повинен вжити конкретних коригувальних дій - наприклад, для заміни матеріалу у разі серйозних дефектів. В інших випадках процедури закупівлі можуть визначати оцінку коригувальних дій постачальника - таких як повторна перевірка вхідного матеріалу - для перевірки, чи не призвела дія постачальника до прийнятного матеріалу.
Постійне покращення
Причиною впровадження стандартів якості ISO9001 є покращення діяльності компанії щодо якості продукції та задоволеності споживачів. Щодо процедур закупівель, досягнення цілей допомагає забезпечити якісний матеріал. Такі вдосконалення вимагають постійного зворотного зв’язку щодо недоліків з метою усунення проблем із процедурами та верифікацією. Звіти про невідповідні товари повинні привести не лише до вирішення матеріальних недоліків, але й до виправлення практики, яка призвела до дефекту.
Постачальники, кваліфіковані відповідно до ISO 9001, повинні мати такий зворотний зв'язок. Вони також повинні вміти продемонструвати, як вони модифікують свою практику, щоб виправити проблеми із наданим матеріалом. Процедури закупівель повинні визначати такий процес як частину кваліфікаційного процесу. Цикл зворотного зв'язку із постійним вдосконаленням є вимогою згідно з ISO 9001.
