Малі підприємства мають можливість використовувати або бухгалтерський облік, або основу нарахування. Ті, хто використовує бухгалтерський облік на касовій основі, реєструють операції лише тоді, коли готівка переходить у власність. Отже, коли в кінці періоду працівники мають невиплачену заробітну плату, бухгалтерський запис не проводиться до моменту здійснення виплати. Компанії, які використовують бухгалтерський облік за принципом нарахування, повинні скоригувати рахунки витрат на заробітну плату та пасиви, щоб відобразити всю заробітну плату та витрати роботодавців до кінця періоду.
Нарахована заробітна плата
Метою методу нарахування є узгодження доходів і витрат у періоди, коли вони відбуваються, незалежно від того, коли гроші змінюються власниками. Наприкінці кожного місяця, кварталу чи року у роботодавців, ймовірно, будуть дні, коли працівники працювали, але не отримували заробітної плати. Ці витрати, пов'язані із заробітною платою, мають бути скориговані, щоб врахувати їх у поточному періоді, хоча вони будуть виплачені до наступного періоду. Більшість малих підприємств виконують це нарахування лише в кінці року, щоб привести фінансову звітність до стандартів нарахування.
Нарахована заробітна плата та утримання
Першою частиною нарахування є коригування валової заробітної плати працівників та відповідних утримань. Цей запис можна записати кількома способами, але найпростіший - це списання рахунку витрат на заробітну плату та зарахування рахунку нарахованих зобов’язань. Наприклад, якщо непогашена валова заробітна плата до 31 грудня складає 1200 доларів, ви списаєте заробітну плату та нараховані кредитні зобов’язання на цю суму. Частина цього зобов’язання - чиста заробітна плата - покладається на працівника, а частина - утримання - уряду, але для цілей нарахування не потрібно відокремлювати це.
Витрати роботодавця
Витрати, пов'язані з виплатою заробітної плати роботодавця, також пов'язані з невиплатою заробітної плати. Це включає податки FICA на соціальне страхування та Medicare, федеральні податки на безробіття та компенсації працівникам. Запис має бути списаний з рахунку витрат на заробітну плату та зарахований рахунок нарахованих зобов'язань. Якщо рахунок заробітної плати відокремлений від рахунків податкових витрат, запишіть дебет на відповідний рахунок витрат.
Вхід заднім ходом
Запис про нарахування повинен бути скасований у той період, коли заробітна плата фактично виплачується, щоб ви не перераховували їх подвійно. Багато комп'ютеризованих програм бухгалтерського обліку дозволять вам встановити початковий запис нарахування на автоматичну реверсію, що не дозволяє бухгалтеру забувати робити це вручну. Сторнування заперечує вплив заробітної плати у виплаченому періоді на звіт про прибутки та збитки, оскільки вона вже враховувалась у попередньому періоді. Регулярні бухгалтерські записи, що відбуваються при виплаті фонду оплати праці, включатимуть лише вплив заробітної плати, заробленої в новому періоді, а всі зобов’язання перед державними органами будуть відображатися у відповідних рахунках відповідальності. Після сторнування рахунок нарахованих зобов’язань повинен бути нульовим.
