Малий бізнес може керувати багатьма своїми нестандартними завданнями як проекти. Така проектна робота досягає різноманітних бізнес-цілей, включаючи створення нової виробничої лінії та впровадження бухгалтерського програмного забезпечення. Коли компанія покладається на проекти для досягнення критичних цілей, її компетентність в управлінні роботою, пов'язаною з проектами, впливає на успіх бізнесу. У свою чергу, ефективність компанії в управлінні проектами залежить від її здатності завершувати основні події - етапи проекту. Як результат, моніторинг та контроль, який визначає проблеми та ініціює коригувальні дії, є критично важливим процесом управління проектами. Управління віхою є ключовим видом контролю.
Що слід завершити
Контроль етапів включає розподіл проекту на непомітні досягнення, точки прийняття рішень та етапи, а також моніторинг завершення кожної з цих подій, щоб забезпечити відповідність результатів проекту графіку проекту. Менеджер проекту створює головний графік, що складається з подій проекту та відповідних запланованих дат завершення. Потім керівництво проектом розширює основний графік, щоб створити детальний графік усіх етапів, досягнень, моментів прийняття рішень та пов'язаної з ними робочої діяльності. Цей детальний графік також включає відповідні дати початку, тривалість, а також наступні та попередні дії для всіх робочих заходів. Затверджений детальний графік стає базовим для завершення всіх проектних заходів.
Що було завершено
У міру прогресу проекту кожна команда проекту фіксує свій хід роботи та досягнення - включаючи виконані етапи - для порівняння з графіком проекту. Керівник проекту визначає статус проекту, порівнюючи фактичні дані про ефективність запланованих проектних заходів з докладним планом. Етапи проекту представляють особливий інтерес через потенційний негативний вплив на проект невиконання однієї з цих спеціальних подій, як заплановано.
Коли робота завершена
Задокументований хід роботи та завершені події служать вхідними даними для розрахунку будь-якої дисперсії між виконаною проектною роботою та запланованими завершеннями. Менеджер проекту покладається на пороги відхилення, щоб позначити суттєві відмінності між фактичним статусом подій проекту та запланованим статусом подій на той момент часу. Різниця між запланованими датами завершення діяльності та фактичним робочим станом подій є показником можливої зміни ризику проекту - позитивного чи негативного -, що може виникнути внаслідок відхилень. Зокрема, невиконання запланованих етапів може зменшити ймовірність того, що проект буде виконаний вчасно або за бюджетом.
Коли робота буде завершена
Під час перегляду графіка проекту команда проекту зазначає суттєві розбіжності в графіку проекту, зосереджуючись на запланованих етапах. Команда аналізує робочі заходи, пов’язані з неповними етапами, з метою виявлення причин того, що фактична ефективність є вище або нижче запланованої. Потім керівник проекту перевіряє роботу, відхилення від розкладу та їх можливі причини, а також ймовірний вплив відхилень на вартість та графік проекту. Потім пропонуються коригувальні дії, і керівник проекту створює новий кошторис роботи та переглянутий графік проекту.
