Щоб збільшити ваші шанси на успіх як власника малого бізнесу, часто корисно дізнатись більше про пов’язані компанії чи галузь у цілому. Більшість компаній складають щорічні звіти, щоб підсумувати свою діяльність, представити фінансову інформацію та надати прогнози на наступний рік. Щоб отримати копію, спочатку перевірте веб-сайт компанії, чи розміщений там звіт. Якщо ні, напишіть короткий професійний діловий лист, щоб ввічливо попросити надіслати вам копію звіту.
1
Введіть своє ім’я в центрі верхньої частини сторінки. Введіть свою вулицю безпосередньо під вашим іменем, що знаходиться в центрі. Введіть місто, штат та поштовий індекс безпосередньо під цими двома рядками.
2
Пропустіть чотири рядки та введіть дату, зрівнявши ліве поле. Пропустіть ще два рядки та введіть ім’я та заголовок, назву компанії та поштову адресу одержувача, залишаючи всі рядки врівень зліва. Потім прокрутіть ще два рядки вниз і додайте привітання. Наприклад, напишіть:
Містер Джон Сміт, президент компанії ABC, 123 Main Street City, штат 12345
Шановний містере Сміт!
3
Визначте себе в першому абзаці. Коротко опишіть свій бізнес та свою роль у ньому. Потім вкажіть свою мету для написання: вимагати останню фінансову звітність компанії. Визначте, чому вам потрібен звіт, і конкретно повідомте про те, як ви плануєте використовувати інформацію. Одержувач вашого листа, швидше за все, реагуватиме, якщо ви намагаєтесь дізнатись більше про його компанію як ключового представника в галузі або як майбутнього клієнта чи інвестицію, ніж якщо ви перебуваєте у прямій конкуренції. Поясніть, що ви хочете дізнатись більше про результати нових процесів, які компанія запровадила минулого року, наприклад, або про те, як ваш бізнес може навчитися з довгострокових інвестиційних стратегій його компанії.
4
Напишіть короткий абзац, який містить вашу контактну інформацію. Вкажіть, куди саме потрібно надіслати звіт. Якщо вам потрібен звіт до певного часу, заявіть це чітко, але будьте ввічливими та реалістичними. Вкажіть, чи потрібна вам повнокольорова друкована версія звіту чи прийнятна електронна версія. Вкажіть номер телефону або електронну адресу, за якою представник компанії може зв’язатися з вами, якщо йому потрібна додаткова інформація для виконання вашого запиту.
5
Закрийте, подякувавши одержувачу за витрачений час та розгляд вашого запиту. Використовуйте стандартне закриття компанії, таке як "З повагою" або "З повагою", за яким слід підписати та ввести повне ім'я. Перш ніж надсилати його, уважно прочитайте його.
