Веб-семінари дозволяють учасникам з усього світу співпрацювати в прямому ефірі в Інтернеті. Однак успішна зустріч вимагає значного розширеного планування. Щоб налаштувати вебінар, ви повинні взяти участь у таких завданнях, як вибір місця чи послуги для забезпечення віртуального простору для зустрічей, розсилка запрошень учасникам та ведучим, підготовка необхідних презентаційних матеріалів та навіть пробний запуск.
Виберіть постачальника послуг
Ряд сайтів пропонують хостинг веб-семінарів безкоштовно або за символічну плату. Шукаючи відповідного постачальника, важливо переконатися, що їх інтерфейс підтримує програмне забезпечення та операційні системи, якими будете користуватися ви та ваші учасники. Шукайте послугу, яка забезпечує запис вебінару для учасників, які не можуть приєднатися до прямого ефіру, та функції, що заохочують участь аудиторії - такі як опитування, опитування та чат - що роблять вебінар особливо ефективним. Популярні сайти для проведення конференцій, які варто перевірити, включають GoToWebinar, Adobe Connect та WebEx.
Надіслати запрошення
Надішліть запрошення учасникам електронною поштою та розгляньте можливість розміщення публікації про подію в соціальних мережах. Обов’язково вкажіть URL-адресу для реєстрації до вебінару та, якщо потрібно, дзвінок для волонтерів-ведучих. Деякі постачальники веб-семінарів також пропонують можливість налаштування нагадувань електронною поштою - але не перестарайтеся. Adobe пропонує одне нагадування електронною поштою напередодні, а інше нагадування - за одну-три години до вебінару. Adobe продовжує заохочувати не більше двох електронних листів-нагадувань, щоб уникнути переслідувань та потенційних втрат учасників. Натомість використовуйте часті публікації у Facebook чи іншій соціальній мережі, щоб створювати гудіння.
Складіть порядок денний
Сплануйте вебінар на часовий та часовий пояс - зручний для більшості учасників. Складіть графік або, принаймні, список завдань для вебінару, деталізуючи час та список цілей, якщо ви очікуєте більшої аудиторії або довших зустрічей. Розподіліть порядок денний рано, щоб ведучі знали, коли вони повинні виступити, а учасники мали час продумати питання. У день вебінару докладіть максимум зусиль, щоб дотримуватися графіка.
Підготуйте презентації та розподілені матеріали
Підготуйте всі матеріали для вебінару - наприклад, презентації PowerPoint, роздаткові матеріали для спікерів та рекламу майбутніх подій - і переконайтеся, що вони збережені у форматі, який підтримується службою вебінару. Для ефективного управління часом Adobe пропонує розробляти презентації таким чином, щоб найважливіший вміст був на початку, щоб ви могли пропустити те, що є в кінці, якщо вам бракує часу.
Виконайте пробний запуск
Вправляйтеся з технологією вебінару, проводячи швидку зустріч з кількома працівниками чи друзями. Переконайтеся, що ви можете впевнено керувати функціями та що ви принаймні маєте уявлення про те, як усунути потенційну гикавку. Складіть плани на випадок непередбачуваних технічних проблем.
Прибути рано і закінчити вчасно
Увійдіть у веб-семінар принаймні на кілька хвилин раніше і вітайте учасників по мірі прибуття. Намагайся докласти максимум зусиль, щоб дотримуватися порядку денного і закінчити, коли обіцяють. Adobe пропонує, щоб маркетингові та загальноінформаційні вебінари тривали максимум 60 хвилин, а навчальні та освітні вебінари тривали не довше 90 хвилин без перерви. Більше і присутнім важко концентруватися і сидіти на місці.
