Як власник малого бізнесу ви хочете спроектувати свій найкращий професійний імідж. Сюди входить ваша фінансова звітність. Від’ємне число на рахунку витрат - що вказує на дохід, а не на витрати - погіршує це зображення. Таке число повинно бути досліджене, а в разі помилки - виправлене. Якщо не помилка, запис вимагає пояснення.
Поширені помилки включають неправильне кодування або неправильні записи нарахування. Повернення коштів продавця за попередні періоди може створити від’ємне, але правильне число.
Основи дебетів та кредитів
За старих часів подвійного ведення бухгалтерії умови дебету та кредиту стосувались внесення записів у лівій або правій колонці аркуша.
З появою комп’ютерів використання позитивного числа для позначення дебету та від’ємного числа для позначення кредиту стало нормою введення даних. Додатково надруковані звіти відображають нормальний баланс для даного рахунку як позитивне число, а протилежне сальдо - як негативне.
Рахунки витрат зазвичай мають дебетовий баланс, тому кредит відображається як від’ємне число.
Пошук кредитного запису
Програми бухгалтерського програмного забезпечення, як правило, надають звіт про деталі облікового запису, в якому перераховані всі записи до певного рахунку. Деякі з цих звітів містять позитивні чи негативні суми для дебету та кредиту; інші друкують записи в одному з двох стовпців.
Знайдіть запис або записи, що створюють баланс кредиту, та визначте причину запису. Зазвичай для цього потрібно знайти документ, який створив запис.
Відшкодування переплати за попередній період
Повернення коштів від постачальника призводить до зарахування кредиту на початковий рахунок витрат. Повернення коштів рідко надходять вчасно для вступу в той самий обліковий період, що і платіж. Запис пізніше місяця або року призводить до зарахування або негативного запису на рахунок витрат.
Звіт про дисперсію зазначає виправлення. Наприклад, "Покупка інструменту в січні в 500 доларів повернута для повернення, що призведе до кредиту в 500 доларів США на витрати інструменту за березень. Правильно зазначено витрати на рік до дати".
Помилковий код
Якщо не враховувати бухгалтерський облік, це "помилка".
Програми бухгалтерського обліку використовують кодовий номер для прискорення введення даних. Бухгалтерам не потрібно вводити назву рахунку; введення кодового номера присвоює запис правильному рахунку. Звичайно, введення неправильного коду призначає запис неправильному рахунку.
Наприклад, введення 5400, рахунок витрат замість 4500, рахунок доходу призводить до запису кредиту на рахунку витрат. Більшість програмних систем включають функцію редагування, яка спрощує виправлення цього типу помилок введення.
Змінений запис про нарахування
Компаніям, які використовують бухгалтерський облік за принципом нарахування, потрібно реєструвати записи про понесені, але не оплачені витрати. Часто це передбачає певну роботу із здогадами. Бухгалтер записує кошторис витрат на відповідний звітний період і сторнує його на наступний звітний період, щоб вилучити з бухгалтерського обліку. Якщо приблизна сума виявляється більшою за фактичну, на рахунку витрат з’являється залишок кредиту.
