Електронна пошта надає професіоналам бізнесу легкий та швидкий спосіб обміну інформацією в електронному вигляді. Як і у всіх формах письмової кореспонденції у світі бізнесу, електронні листи повинні складатися та форматуватися професійно. Хоча ця форма вдосконаленого спілкування сприяє швидкому обміну повідомленнями, не витрачаючи час на дотримання норм етикету, ви можете потрапити до гарячої води разом із вашим керівником.
Використовуйте тематичні рядки
Відповідно до Університету Пердью, завжди заповнюйте рядок теми темою свого електронного листа. Це дає змогу одержувачам знати, про що йдеться у вашій електронній пошті, і як їм слід надавати пріоритет для читання вашої електронної пошти порівняно з десятками (або сотнями) інших електронних листів, які вони повинні прочитати. Ви також повинні врахувати, що одержувачі можуть з тривогою чекати електронного листа від вас на певну тему, але, якщо ваш електронний лист не містить тему, вони можуть не знати, щоб його відкрити.
Встановіть професійний тон
Тон вашого електронного листа завжди повинен бути професійним. Як рекомендовано у статті від Inc.com у червні 2010 року, не жартуйте і не використовуйте сарказм, уникайте модного сленгу чи жаргону та уникайте грайливості та милостивості. Додавати смайлики та інші смайлики до ділової електронної пошти недоречно. Навіть якщо ви знаєте людину, якій ви надсилаєте електронний лист, ви не знаєте, скільки інших людей може бачити вашу електронну пошту.
Правильні привітання
Як і з рукописним (або набраним) листом, використовуйте належні вітання у своєму електронному листі. Університет Пердью радить авторам електронних листів звертатися до одержувачів із теплим привітанням, наприклад, "Доброго ранку", а завершувати електронне повідомлення "Щиро" або "Дякую". Ці привітання роблять вашу електронну пошту професійною та ввічливою.
Використовуйте професійні шрифти
Шрифт, який ви використовуєте в електронній пошті, є вашим відображенням. Шрифти мультяшного вигляду, такі як шрифти з кривими або пухирими буквами, змушують відправника виглядати по-дитячому, що зменшує професіоналізм спілкування. Тримайте шрифти професійними. На думку Wellesley College, найкращими шрифтами для комерційних цілей є Times New Roman, Arial та інші шрифти для друку книг.
Крім того, утримайтеся від зміни шрифту так, щоб він був написаний усіма великими літерами, оскільки це трактується в Інтернет-спілкуванні як крик.
Перечитайте свою електронну пошту
Непрофесійно надсилати електронні листи з орфографічними помилками, пунктуаційними помилками та іншими типами граматичних чи технічних помилок. Такі помилки видають, що ви не володієте належними навичками письма. Використовуйте функцію перевірки правопису у вашій програмі електронної пошти, щоб виправляти неправильно написані слова, і завжди вичитуйте свій склад, перш ніж натискати кнопку «Надіслати».
