Додаток Microsoft Excel розробляє таблиці, таблиці та документи. Дані можна вводити кількома способами для створення формул і діаграм, відформатованих у різні розміри, кольори та макети. Завдяки свободі форматування та налаштування даних, електронні таблиці та документи легко створювати та проектувати. Однак зміна деяких властивостей файлу та параметрів форматування може іноді спричиняти зникнення даних.
Перетворення формату
Excel пропонує різні формати електронних таблиць, основного тексту та файлів веб-сторінок, щоб зберегти вашу роботу. Часто збереження електронної таблиці в іншому форматі може призвести до втрати даних. Оскільки основні текстові формати відображають лише текст і значення, зміна формату електронної таблиці на текст змушує всі розрахунки та інші дані зникати. Якщо формат електронної таблиці потрібно змінити, створіть достатньо місця для просторих стовпців і рядків та видаліть усі обчислення. Якщо електронною таблицею ділиться на кількох комп’ютерах, збереження файлу в режимі сумісності запобіжить втраті даних, якщо файл відкрито в іншій версії Excel.
Злиття клітин
Коли об’єднуються комірки в документі Excel, дві або більше комірок об’єднуються, що робить одну велику комірку. Наприклад, об’єднання комірок у верхній частині аркуша для вставки заголовка полегшує читання документа та дозволяє тексту правильно розміщуватися на сторінці. Однак при об’єднанні комірок відображається текст у верхній лівій комірці, а весь інший текст видаляється. Якщо інші клітинки заповнюються даними під час їх об’єднання, дані стираються та зникають. Клітини можна не об’єднувати, але дані в інших клітинках більше не з’являться.
Незбережена робота
Щоразу, коли нові дані вводяться у файл Excel, роботу потрібно зберігати перед закриттям, інакше оновлена інформація не відображатиметься в електронній таблиці. На жаль, якщо живлення відключається або ви випадково вибрали «Ні», коли Excel запропонує зберегти файл, введені, але незбережені дані зникають з електронної таблиці. Увімкнення функції автоматичного збереження або автоматичного відновлення може допомогти відновити деякі дані. Ця функція періодично зберігає введені дані без підказки. Інтервал для цієї функції можна змінити в налаштуваннях, але менший показник може сповільнити програму.
Форматування комірок
Excel має кілька функцій форматування, щоб зробити документи та діаграми простими для створення та розуміння. Клітини можна налаштувати для відображення різних розмірів та кольорів, тоді як текст також можна змінити для відображення різних кольорів, розмірів та розрахунків. Хоча всі ці параметри корисні, ви можете помилково змінити дані, а коригування кольору, розміру або обчислення введених даних може призвести до зникнення тексту. Хоча інформація все ще може існувати в комірці, білий текст не відображатиметься в білій комірці, великий текст не відображатиметься в дуже маленькій комірці, а обчислення, яке не має сенсу, відображатиме лише помилки.
