Ефективне спілкування призводить до зустрічі розумів, коли всі залучені діляться однією і тією ж інформацією. У бізнесі це має практичну мету. Спілкування встановлює порядок та єдність, дозволяє людям діяти та сприяє розумним рішенням. Ефективне спілкування сприяє успішному бізнесу, оскільки це єдиний спосіб розділити цілі компанії та координувати роботу, яка досягає цих цілей. Усі комунікації мають однакові компоненти, і знання того, як ці компоненти застосовуються до бізнесу, може допомогти власнику покращити комунікацію в організації.
Відправник
Відправники ініціюють процес спілкування. Щоб забезпечити успішне спілкування, відправник повинен врахувати контекст повідомлення, хто його отримає та що повідомлення повинно досягти. Це дозволяє відправнику правильно сформувати та доставити повідомлення.
Приймач
Одержувачем ділового повідомлення може бути керівник, підлеглий, колега, група, клієнт або постачальник. Крім того, спілкування може отримати більше однієї аудиторії. Наприклад, підлеглий може надіслати пропозицію керівнику - первинному одержувачу - той може переслати її своєму власному керівнику - вторинному одержувачу - для отримання зворотного зв'язку. Враховуючи, що аудиторія повідомлення впливає на вибір, наприклад, мову та тон.
Контекст
Кожне спілкування відбувається в контексті, який допомагає формувати повідомлення. Бізнес-контекст включає терміновість, терміни, культуру компанії та умови отримання повідомлення. Презентація групі, яка використовуватиме інформацію для сеансу мозкового штурму в творчому середовищі, вимагає іншого підходу, ніж передача новин керівнику про падіння продажів.
повідомлення
Компонент повідомлення містить фактичну інформацію, яку повинен надати відправник. Ефективні повідомлення тримають точку спілкування на першому плані. Відправник також повинен врахувати результати повідомлення - що комунікація повинна здійснити або яку дію вона повинна стимулювати. Письмові повідомлення вимагають продумати візуальну привабливість. Повідомлення повинні бути легкими для читання та навігації; шрифти, пробіли та заголовки можуть допомогти або перешкодити процесу спілкування. Включення візуального елемента, такого як діаграма, може переносити важку інформацію ефективніше, ніж слова.
Середній
Засіб - це засіб, за допомогою якого відправник передає повідомлення. На робочому місці повідомлення можуть бути усними або письмовими. Окрім вимовлених слів, усне спілкування несе невербальні повідомлення. Тон, вираз обличчя та розслаблене або збурене поводження надають додаткову інформацію приймачу. Письмові повідомлення включають електронну пошту, факси, звіти та нагадування. Власник малого бізнесу може хотіти, щоб певні типи комунікацій - або екземпляри, запити ресурсів чи оцінки - завжди були у письмовій формі.
Зворотній зв'язок
Приймачі надають зворотний зв'язок, коли відповідають на повідомлення. Зворотній зв'язок повідомляє відправника, чи правильно приймач інтерпретував повідомлення, і заохочує подальшу взаємодію. Для власників, які направляють запити чи скарги співробітників, зручним підходом до надання зворотного зв'язку є узагальнення повідомлення. Як зазначають автори “Управління: зустріч і перевищення очікувань”, якщо одержувач не може повторити повідомлення, це вірна ознака, що повідомлення не було зрозуміле.
